Het onderstaande is een samenvatting van negen artikelen, waar lezers zich met een mailtje onder de noemer van “zestienjaartips” voor konden inschrijven. Dat kan alsnog voor de vervolgartikelen. De samenvatting van de tips en de boekverwijzingen volgen hierna.
Timemanagement: voorwaarde voor goede communicatie(zie 04-10)
Het succes van onze communicatie wordt in belangrijke mate bepaald door ons eigen timemanagement en die van onze gesprekspartner(s). We hebben allemaal 24 uur per dag en de vrije keuze hoe die te besteden. Onze tijdsbesteding wordt bewust en onbewust bepaald op de zes kwaliteitsniveaus van leven: fysiek, mentaal, emotioneel, sociaal, relationeel en spiritueel. Deze bepalen het verloop van het gesprek en of “de klik” er is.
Uniciteit: De bepalende factor voor optimale communicatie(zie 10-10)
Iedereen is uniek en communiceert op unieke wijze. Iedere relatie is uniek en ieder levert een unieke bijdrage daaraan. Geef jouw uniciteit aan. Toon belangstelling voor de motieven, behoeften en verwachtingen van de ander. Concretiseer waarom en waardoor jij de beste oplossing levert en hoe de ander er beter van wordt. Waardoor kiest de ander voor jou en beveelt die jou aan? Gun elkaar een win-win-situatie. Vanuit dat uitgangspunt communiceer je effectiever en plezieriger. Analyseer hoe jij naar jezelf en de ander naar jou kijkt en van het gedrag en de houding van jou en de ander. Eigenschappen die de communicatie bevorderen zijn: Humor, enthousiasme, overtuiging en professionaliteit. Wees jezelf, integer, origineel en ontspannen en altijd gericht op de behoeften van de ander.
Overtuigingen, waarden en normen: Basis voor boeiende communicatie(zie 17-10)
We hebben allemaal belemmerende en succes bevorderende overtuigingen, waarden en normen. Die kunnen doorslaggevend zijn voor het wel/niet krijgen van een opdracht, order, aanbeveling, referentie of verwijzing. Zij bieden houvast en geven zekerheid, zin en betekenis en zelfvertrouwen. Op basis daarvan durf je risico’s te nemen en keuzes te maken. Daar sta je en ga je voor. Daardoor creëer je vertrouwen. Dat geldt voor jou en de ander.
Effectief communiceren doe je op basis van doelstellingen(zie 24-10)
Herijk regelmatig je doelstellingen. Het gaat er o.a. om wat jij wilt en wat jij wilt en laat dat weten. Dat geldt ook voor de ander. Wat zijn de doelstellingen vanaf de hele korte termijn tot de heel lange termijn? Wat wil je vandaag en morgen? Hoe wil je terugkijken op dit leven? Wat wil je in ieder geval gedaan, bereikt hebben? In alle communicatie en relaties spelen al deze factoren bewust en onbewust een bepalende rol. Bepaal je netwerkdoelstellingen. Breng kansen, mogelijkheden, uitdagingen, beperkingen, knelpunten en risico’s realistisch in kaart. Wat betekenen jullie voor elkaar? Inventariseer, analyseer en plan. Maak, ook voor je privé-situatie, een “communicatieplan”. Durf vragen te stellen. Wees duidelijk, open en eerlijk.
Evalueren: lijden in last of leiden tot lust?(zie 31-10)
Evalueren is de waarde, betekenis en het belang van iets bepalen. Waarom en waartoe deden we iets? Wat waren de doelstellingen en resultaten? Wat leren we daaruit? In “Het cadeau: Innerlijke vrijheid”(02-09) “Evalueer elke honderd dagen”(06-09) en “Verjaardagen en-momenten”(29-09) geef ik evaluatietips. De werkelijkheid verloopt vaak anders dan onze plannen. Mede daarom is evaluatie zinvol. Een lange termijnvisie en een duidelijke strategie zijn een goede basis om te evalueren. Een continu proces. In privé- en werksituaties worden we geconfronteerd met gebeurtenissen en omstandigheden. Evalueer wat de consequenties daarvan zijn voor jou en anderen op de zes kwaliteitsniveaus. Dan blijf je de leider!
Goed voorbereid staat borg voor wel bestede tijd!(zie 07-11)
Een goede voorbereiding is bepalend voor het realiseren van je doelstellingen. Als je leider bent van je eigen tijd accepteer dan zo mogelijk niet, dat de ander door een slechte voorbereiding oneigenlijk omgaat met jouw tijd. Respecteer ook de tijd van de ander.
Wetenswaardigheden vóór het gesprek(zie 14-11)
Wees alert op mogelijke files, neem een trein zonder overstap en wees 15-30 minuten voor de afgesproken tijd aanwezig. Daardoor kun je veel te weten te komen over de organisatie en de cultuur. Dat begint bij de parkeerplaats, de ingang en de ontvangst bij de receptie. Kun je ergens zitten? Krijg je iets te drinken? Hoe schoon is het? Hoe vriendelijk en professioneel is men? Welke lectuur is er? Hoe ziet de koffiehoek eruit? Wat zie je in het gebouw? Welke foto’s staan op het bureau? Wat hangt er aan de muur en staat er op het whiteboard? Hoe is men gekleed? Wat zegt dit allemaal over de organisatie en je gesprekspartner(s)?
Het alerte gesprek(zie 03-12)
Voorafgaande en tijdens het gesprek kunnen de gedachten en gevoelens van de ander(en) veranderen. Je dient dus continu te observeren en te luisteren. Gebruik je inzichten, ervaring, professionaliteit en intuïtie. Versta de kunst van het wachten. Wees actief en pro-actief en maak gebruik van de stilte. Door de voorbereiding ben je in staat om te improviseren. Geven loont en het creëren van een win-win-situatie levert, zeker op lange termijn, de meest optimale successen op.
Verkopen! Ook voor inkopers van belang(zie 12-12)
Om een opdracht gegund te krijgen zijn er zes voorwaarden: Allereerst de eerste indruk van VERtrouwen en ten tweede de Klik. Die ontstaat als jij de ander op de eerste plaats stelt en ervoor zorgt dat de ander zich goed voelt. De derde is Openheid. Creëer een sfeer en klimaat waardoor de ander zich ook opent voor jou. De vierde is dat vraag en aanbod bij elkaar moeten Passen. De vijfde dat het gesprek beide partijen Energie geeft. De zesde een goede Nazorg. De inkoper van een organisatie is ook een verkoper. De inkoper verkoopt de organisatie naar de leverancier. Voor duurzame en optimale relaties geldt het bovenstaande ook voor de inkoper. Vaak is goedkoop op korte termijn, duurkoop op lange termijn. Een goede inkoper weet dat. Wens jezelf en de ander een goede verkoop toe.