Ondernemers, zzp’ers, onderhandelaars en mensen die uit hoofde van een bepaalde functie gesprekken voeren met klanten, leveranciers, opdrachtgevers of andere partijen weten hoe belangrijk het is om goed voorbereid en (daardoor) goed beslagen ten ijs te komen. Na het artikel “effectief communiceren op basis van doelstellingen(24-10) en over evalueren(31-10) schreef ik op 07-11 het artikel “goed voorbereid staat borg voor wel bestede tijd”. Voordat ik nu een en ander aangeef over het voeren van een goed gesprek, vertel ik iets over de weg daar naartoe.
Ik ga altijd op tijd weg vanwege mogelijke files en zorg dat ik minimaal een kwartier tot een half uur voor de afgesproken tijd aanwezig ben. Een kwartier bleek niet altijd voldoende te zijn. Bij overheidsinstellingen en grote bedrijven maakte ik mee dat de veiligheidsmaatregelen dusdanig waren dat ik, vanaf het aanmelden bij de poort tot en met het opgehaald worden door mijn gesprekspartner of iemand anders, minimaal twintig tot dertig minuten nodig had! Parkeermogelijkheden blijken niet altijd even goed geregeld te zijn en in de grootte van een parkeerplaats kun je je vergissen! Interessant is het natuurlijk om naast de ingang drie van de vier directieplaatsen onbezet te zien en de rest overvol. Leuk verhaal voor in een workshop over klantvriendelijkheid! Ondanks alle beloftes van de Nederlandse Spoorwegen neem ik zoveel mogelijk een rechtstreekse trein zonder overstap en is het goed om er rekening mee te houden dat een kaartje verkrijgen langer kan duren.
Ruimschoots op tijd aanwezig zijn geeft je de gelegenheid om veel te weten te komen over de organisatie en de cultuur. Dat begint niet alleen bij de parkeerplaats maar ook bij de ingang en bij de ontvangst bij de receptie. Het maakt toch een verschil als je moet blijven staan, of dat je ergens kan zitten en meteen koffie krijgt aangeboden. Hoe schoon is het? Hoe vriendelijk en professioneel is men? Boeiend is ook om te kijken welke lectuur voorhanden is. Uit de personeelskrant en brochuremateriaal kun je net die informatie halen, die het gesprek beter doet verlopen en doet slagen! Onvergetelijk waren de opgehangen en ingelijste punten waarop de organisatie aanspreekbaar was. Natuurlijk stond daar “afspraken nakomen”, “klantvriendelijkheid” e.d. op. Boeiend om dan een kwartier te laat opgehaald te worden zonder excuses! Zorg dat je kunt meepraten over maatschappelijk verantwoord ondernemen als je informatie aantreft over een project waar de organisatie zich voor inzet.
De tocht door de gangen kan ook een aardige bron van informatie zijn. Hoe ziet de koffiehoek eruit? Wat maak je op uit een steelse blik in de diverse vertrekken? Hoe verloopt het praatje op weg naar? En dan zijn we er! Vergeet niet om goed rond te kijken. Welke foto’s staan op het bureau? Wat hangt er aan de muur en wat zegt dat over de betrokkene? En wat staat er op het whiteboard? Wat zegt de (verschillende) kleding van de gesprekspartner(s) over hen? Let op, want vanuit je eigen referentiekader kun je je lelijk vergissen. Ik verwachtte ooit het hoofd automatisering bij een der provincies strak in het pak. Bleek het toch de man met de paardenstaart, het spijkerpak, t-shirt en een protestbutton te zijn. Dan gaat je stropdas toch wat strakker zitten! Neem dus ruimschoots de tijd voorafgaand aan een gesprek. De indrukken en wetenswaardigheden die je voor het gesprek ter plekke opdoet kunnen net die aanvullende waarde hebben, die je missie doen slagen!