In dit artikel spits ik een en ander wel toe op ondernemers, bestuurders en op communicatie- en verkoopgesprekken in de zakelijke sfeer en in werksituaties, maar ook voor je particuliere contacten kun je er wellicht je voordeel mee doen. Een goede voorbereiding is wellicht niet altijd het halve werk, maar het is wel bepalend voor het realiseren van je doelstellingen. Als je leider bent van je eigen tijd accepteer dan zo mogelijk niet, dat de ander door een slechte voorbereiding oneigenlijk omgaat met jouw tijd. Door een goede voorbereiding respecteer jij ook de tijd van de ander. Er zijn een paar gouden basisregels:

1. Zorg dat het gesprek op een daarvoor geschikte en liefst optimale locatie plaatsvindt
2. Zorg dat je ruimschoots op tijd op de plek van bestemming kunt zijn
3. Zorg dat je papier en (reserve)schrijfmateriaal en visitekaartjes bij je hebt
4. Neem informatie voor en over de ander (diens organisatie) mee
5. Zorg dat je optimaal geïnformeerd hebt en bent

Bij een goede voorbereiding van bijvoorbeeld een verkoopgesprek is het van belang dat je vooraf de volgende vragen goed kunt beantwoorden:

01. Waarin onderscheid jij je en waarin de ander? Wat hebben jullie elkaar te bieden?
02. Wat zijn de overtuigingen, waarden en normen van de ander?
03. Wat zijn de doelstellingen, vragen en behoeften van de ander?
04. Wat zijn de interesses, hobby’s van de ander?
05. Wat kun je doen om de relatie te verdiepen, te verstevigen?
06. Welke vragen wil je graag door de ander gesteld zien? Hoe zorg je daarvoor?
07. Wat zijn jouw specifieke doelstellingen en wat wil jij weten?
08. Welke passende kleding en eventuele sieraden draag jij?
09. Wie zijn de beslissers en welke functie, positie en bevoegdheden heeft je gesprekspartner / hebben de diverse gesprekspartners?
10. Welke alternatieven heeft de ander? Hoe maak je duidelijk dat jij de beste keuze bent?
11. Wat zijn de resultaten voor de ander? Waar is de ander ontevreden over? Welke prioriteit of urgentie heeft dit?
12. Zorg er voor dat je geloofwaardig en betrouwbaar bent en dat je dat kunt tonen. Welke referenties en voorbeelden van jouw reputatie passen bij de ander?
13. Wees verder ook voorbereid op de vragen die je kunt verwachten. Wees in een verkoopgesprek in ieder geval voorbereid op de volgende vragen van de ander: Wie zijn je belangrijkste drie klanten? Waarom vinden je opdrachtgevers jou goed?

Een goede voorbereiding verhoogt de kans dat je je doelstellingen realiseert en dat je een win-win-situatie creëert, ook in privé-contacten, waardoor iedereen met een goed gevoel op het gesprek terugkijkt en de relatie graag wilt voortzetten en verdiepen.